 |
|
マンダリン オリエンタル 東京は、世界で数々の権威ある賞輝くマンダリン オリエンタル ホテル グループの日本初のホテルとして、2005年12月2日、東京日本橋に開業した。開業以来数々の世界的な賞やランキングに輝いており、2011年に新設された「インターナショナル ホテルアワード」のアジア・パシフィック部門においても「ベストホテルジャパン」賞に輝いた、真に一流のホテルである。グループの理念「センス・オブ・プレイス＝立地する土地柄と文化に敬意を表するホテルづくり」をあらゆる面で実現。館内デザインには「森と水＝日本の自然」をモチーフに和の趣を取り入れ、スタイリッシュな中にも安らぎに満ちたラグジュアリーな空間を作り出している。38階建の日本橋三井タワー高層階に位置するゲストルームは全178室。50㎡以上のゆとりあるスペースに最先端のITを取り入れ、すべてのゲストルームから東京を眼下に見渡す眺望を楽しむことができる。館内には、充実した施設と数々の受賞歴を誇る直営スパ、9つの料飲施設（3つのレストランがミシュラン1ツ星を取得）とグルメショップ、グランド ボールルーム（1）、バンケットルーム（4）、ミーティングルーム（6）、チャペルなどを完備。来る者全てに上質な時間と空間を与えてくれる。
|
|
 |
|
マンダリン オリエンタル 東京では以前から就業・人事・給与のシステム化を行なっていた。しかし、現状のシステム、特に就業管理は機能的要望を満たしているとは言えなかった。そのうえ、導入してからすでに5年が経過していたこともあり、システムの入替を検討していた。第一の課題として、正確な就業時間の管理ができていないことが挙げられた。「入館・退館の打刻がそのまま始業・終業の処理となっていました。そのため、実際に業務を開始・終了した時間を正確に把握できていませんでした」と、人事アシスタントマネージャー 由利 和明氏は語る。「また、管理方法が統一されておらず、各部署毎で異なっていたため、残業時間の正確な管理、残業手当の支給にも大変苦労していました」一般従業員からマネージャー、管理者層までリアルタイムに就業状況を確認できていないことが、各個人・各部署での管理意識・管理レベルの隔たりを大きくしており、意思統一を難しくしてしまっていた。 そんな中、2010年6月、由利氏は日通システムのセミナーに参加した。『勤次郎Enterprise』の説明を聴き進めるうち、現在の就業管理の課題をクリアできるのではないかと感じた。また、業務効率化の観点から、就業・人事・給与一体型のシステムでマスタを一元管理できることが大前提であったが、 『勤次郎Enterprise』はその点でも問題がなかった。
|
|
 |
|
第二の課題として、リアルタイムでの就業状況の把握・管理ができていなかったことで、同ホテルでは締め処理に大変な労力を要していたことが挙がった。「申請承認を全て紙で行なっており、その入力や確認が締め日前に集中するため、紙の量は膨大なものとなり、正確性も決して高くありませんでした。そのため、状況確認を行なう際にも、現場との確認作業に2～3回のやりとりがなされるので、計算業務に締め後1週間ほど費やしていました」と由利氏は語る。締め日後も「締めが終わった後に帳票を出力し、各部門への確認・指導を行なっていたため、指導がどうしても後手になっていました」と人事部長 ジェニー ペティット氏は語る。また、その帳票や管理画面を頻繁に利用するマネージャークラスのほとんどが外国籍者であったため、英語表記できるシステムが必須であった。それまでは、帳票を作成する際、システムからデータ抽出後、英訳をつけて個別に作成するなど大きな手間がかかっていたため、それを削減したいという狙いもあった。「自動収集・集計による精度の高い就業データは全社的なマネジメントレベルを上げることができます。また、管理業務の効率化によって、その時間・労力を戦略的な業務に傾けることができます」とペティット氏。また、実績だけではなく、予定（スケジュール）の管理も要望として挙がっていた。従来はスケジュールを立てない運用を行なっていたが、今後は事前にスケジュールを作成し、それに沿って業務を行ないたいという。『勤次郎Enterprise』ではExcelで作成したスケジュール表を取り込むことができるので、各部門にスケジュール作成を徹底できる。そのうえ、実績を確認しながらスケジュール作成ができるため、適正な人員配置を実現できると考えた。
|
|
 |
|
同ホテルには、全員参加の管理を行なうことで、社内意識の向上を図りたいという考えがあった。それは、管理者層から一般従業員まで、各々に応じた形でのシステムの利用や、データの活用を意味している。その狙いも『勤次郎Enterprise』のWebを利用した運用であれば、実現できると考えた。ただし、内部統制の観点から、十分なセキュリティ機能を備えていることが必須であった。例えば、マネージャーは閲覧できるが、一般従業員は閲覧できないといった、立場やメニューに応じた細かな設定や、誰が、いつ、どのデータを変更したかの操作ログやアクセスログを取得できることなどが求められた。『勤次郎Enterprise』ではそれらのセキュリティ設定が可能であり、立場に応じた使用メニューの設定やログイン時のパスワードポリシーなど充実した機能を持っているため、データのセキュリティの面もクリアできる。さらに、同ホテルが注目したのはタイムレコーダ。なかでも大型液晶タイプの『NRL-2』は打刻だけではなく、ＰＣを設置することができない環境においても、各種申請や勤務時間・残業時間の確認が行なえる点が、同ホテルが目指す全員参加型の管理に見事に合致した。「各自で自分の状況を確認することで、セルフマネジメントの意識が自然と根付くのではと考えました」と由利氏。
|
|
 |
|
こうして、いくつかのシステムを比較した中から、同ホテルは2011年2月、『勤次郎Enterprise』の導入を正式に決定した。『勤次郎Enterprise』は、就業・人事・給与一体型で全社統一されたマスタ管理ができる点、Webを利用することでセルフマネジメントができ、なおかつセキュリティが優れている点、入退館から勤務時間まで打刻を正確に管理できること、リアルタイムでの状況把握、締め処理の効率化など、同ホテルが抱えていた多くの要望を満たしていた。それらに加え、アラーム機能による超過時間などのチェックや、打刻だけにとどまらないタイムレコーダなど、当初の要望以上の効果が得られることも大きなポイントとなった。英語表記については未対応であったが、同ホテルと日通システムの協力のもと、実現することとなった。そういった姿勢も導入を大きく後押しする要因となった。「システム構築や運用立ち上げについても、ホテル業での経験を多く持つSEに相談から操作指導まで実施していただいており、バックアップ体制にも大きな安心感があります」と由利氏は語る。「日通システムであれば、安心して相談ができるため、システムのことから社内制度の改正まで、良いパートナーシップを築きながら、共に仕組み作りをできると考えられたことも大きかったです」また、同ホテルは「経営分析支援システム」も導入し、就業データと売上データなどを組み合わせ、より詳細な管理を行なう構えだ。「経営分析支援システムの活用により、予定対実績や売上対比における詳細な分析を行ない、人員配置の精度を向上させたい。また、作業単位の時間を取得し生産性を上げていきたい」とペティット氏。「客観性の高いデータは労使間の関係をフェアに保つうえでも大変重要です」同ホテルは人材マネジメントに対して、力を入れ厳しく指導を行なっているが、様々な制度改善を随時行なっている。そういった姿勢が従業員のモチベーションを高く保つ秘訣であり、結果、お客様へのサービス向上、自社の評価の向上に繋がっている。マンダリン オリエンタル 東京は、今後ますます評価を高めていくに違いない。
|
|
 |
 |
